Requisitos – Realizando entrevistas (parte I)

Algumas pessoas perguntam: qual o segredo para realizar as entrevistas de levantamento de requisitos? Bom, não existe um segredo, temos que levar em consideração algumas questões citadas nos posts anteriores (Requisitos – Paradigma a ser quebrado e Requisitos – Entenda as necessidades).

Durante as entrevistas devemos procurar conhecer sobre a empresa e entender a demanda do cliente. Não pode haver dúvida! O entendimento tem que ser completo, para aquele momento. Com isto não digo que não haverá dúvidas mais adiante, pois elas são inevitáveis. Mas, durante a entrevista temos que saná-las ao máximo e procurar questionar sempre quando algo não ficar claro.

Apresento a seguir alguns passos para a condução de entrevistas de levantamento de requisitos, mas existem inúmeras situações que podem acontecer e para além deste post cabe muita reflexão sobre diferentes situações vivenciadas por cada um, desde as mais simples até às mais complexas (para não falar das que se tornam cômicas). Então, vamos compartilhar nossas experiências!

Passo 1 – Preparação:

Como já dissemos, é fundamental uma boa preparação para as entrevistas e por isto devemos observar alguns itens, como:

• Quebrar o paradigma de: “O cliente nunca sabe o que quer!”. Ele sabe!;
• Conhecer o negócio do cliente;
• Procurar ter uma visão mais ampla sobre as necessidades do cliente;
• Conhecer outras soluções de mercado aplicáveis ao negócio do cliente;
• Identificar quais os fornecedores de requisitos, quem vai de fato usar o sistema, o usuário final. (Nem sempre temos acesso a ele, mas é importante que consigamos ter);
• Agendar as entrevistas com antecedência, definindo a pauta e os envolvidos;
• Procurar inicialmente, se possível, ter uma visão geral do todo com alguém que a possua;
• Separar as entrevistas com grupos menores para ser mais objetivo, geralmente separando por áreas e setores;
• Levar algumas questões já prontas, com possíveis dúvidas, e/ou informações que gostaria de saber;
• Anotar tudo!

Devemos estar preparados para falar com o cliente chegando com um roteiro pronto e não de mãos abanando.
Muitas pessoas preferem digitar diretamente, mas ainda prefiro o papel e a caneta, pois dá mais liberdade e velocidade para anotar, rabiscar, desenhar, ou fazer o que for preciso para captar a atenção do entrevistado. (Cada um tem sua preferência, temos que usar o recurso que nos faz sentir melhor e o que nos dá mais produtividade).

Passo 2 – Entrevista:

Começar com questões amplas e não específicas nos ajuda a ter uma maior visão sobre o negócio do cliente, e enquanto ele fala conseguimos captar os pontos mais relevantes na nossa primeira visão (o que pode estar certo ou errado) e muito provavelmente o cliente vai falar quais os pontos que funcionam bem, mas principalmente suas maiores dores.

Por isto devemos começar pelo básico:

• Devemos nos apresentar;
• Falar qual o objetivo da entrevista; e
• Pedir para que falem sobre o assunto objeto da entrevista.

Precisamos estar bem atentos para anotar tanto o que há de positivo no sistema, no método de trabalho e/ou no processo atual e o que tem a ser melhorado, pois não podemos perder o que é bom para o qual seria “interessante” achar uma forma de melhorá-lo, mas temos que resolver seus problemas e suas dores.

Ao entender o contexto e as reais necessidades, conseguimos buscar os requisitos que realmente serão importantes para serem implementados.

“NUNCA ACHE!”
” TENHA CERTEZA!”

Após o cliente ter dado uma visão geral, e com base nas anotações que fizemos, certamente teremos dúvidas a serem questionadas, e devemos clarificá-las neste momento. Teremos dúvidas depois da entrevista e em muitos outros momentos, mas as que já surgirem durante as entrevistas devem ser eliminadas logo, evitando maior demora no entendimento. uma questão importantíssima a ser levada em conta é: Se ainda não tem certeza, questione, mas não “ache” sem questionar, pois na maioria das vezes achamos a coisa errada e tomamos caminhos que não deveríamos, por “achar” ou por estar “subentendido”.

“Fuja do ESTÁ SUBENTENDIDO!”
“Fuja do É ÓBVIO!”

O  “óbvio” e o “subentendido” nos surpreende com questões bem diferentes do que imaginávamos e muitas vezes nos pegamos a pensar: “parece que não era tão óbvio assim!”.

A entrevista não se encerra em apenas um momento, certamente teremos outros momentos de entrevistas, e questionamentos. Temos que estar atentos às integrações com outras áreas e/ou outros sistemas que forem identificados durante as entrevistas, pois todas as integrações tem que ser discutidas com todos os envolvidos juntos e NUNCA separadamente.

Vou citar um dos exemplos que aconteceu comigo sobre este assunto: Estava num cliente levantando requisitos e as área A e B me falaram sobre suas necessidades, mas tinha um ponto que se integravam e as necessidades eram contraditórias, indo à fundo identifiquei integração também com a área C e colocando as 3 partes juntas para discutirmos o assunto identificamos que a necessidade a ser atendida não era exatamente o que nenhuma das áreas havia me passado individualmente e sim uma outra coisa bem diferente e que fazia toda a diferença para o negócio. Envolver as pessoas certas e promover discussão sobre o assunto é imprescindível para definir os requisitos!

No próximo artigo vamos continuar apresentando os Passos 3, 4 e 5 para a condução das entrevistas.

O que acharam do artigo? Concordam com o processo das entrevistas, apresentado até aqui?