Stakeholder mapping, você sabe o que é e como pode te ajudar?!

Como vimos no artigo anterior (se não viu, confere aqui) é muito importante a relação entre os Stakeholders (Partes Interessadas) e os Agile Coaches. Para te ajudar a desenvolver esta relação, existe uma ferramenta chamada Stakeholder mapping, já ouviu falar? Não?! Então confere como ela pode te ajudar!

O Stakeholder mapping é o mapeamento das partes interessadas. Este  processo pode ser realizado de forma colaborativa ou individual, através de um debate e/ ou discussão que baseia-se no ponto de vista das partes interessadas e como output teremos uma lista crítica de partes interessadas.

O stakeholder mapping é uma ferramenta valiosa para identificar e classificar os stakeholders em diferentes categorias (exemplo: como proprietários, usuários finais, equipe do projeto etc). Isso permite que os Agile Coaches compreendam melhor as necessidades e expectativas de cada grupo de stakeholders e possam desenvolver estratégias de comunicação eficazes para cada um deles. 

Além disso, o stakeholder mapping permite que os Agile Coaches identifiquem potenciais problemas e desafios com antecedência, e planejem estratégias para lidar com eles. Isso pode incluir identificar stakeholders que possam ser resistentes a mudanças, ou stakeholders que possam ter interesses conflitantes. 

Para que possamos obter esse stakeholder mapping existem três etapas que precisamos montar e analisar. Vamos entender melhor abaixo: 

Como é o Stakeholder mapping:

Etapa 1:

O primeiro passo é fazer um brainstorming de quem são os stakeholders. Lembrando que as partes interessadas podem ser internas (por exemplo: a alta liderança da empresa, membros da equipe e/ou supervisores de algum departamento etc.) ou externas (exemplo: cliente e a sua equipe ou possíveis usuários finais). 

Ao avaliar possíveis partes interessadas precisamos considerar os seguintes pontos:   

• Quem tem mais influência neste projeto? 
• Quem será mais impactado por este projeto? 
• Quem controla os recursos dos quais precisamos? 
• Quem tem participação ou interesse financeiro? 
• Quem pode ser uma pessoa importante, mas não uma parte interessada central (como por exemplo: um líder de departamento separado)? 

 No final deste exercício de brainstorming, você terá uma lista de pessoas para avaliar. 

 Etapa 2:

O segundo passo é a priorização dos stakeholders. Nesta etapa é importante descobrir quem são essas pessoas chave para que você possa se comunicar efetivamente com elas e criar uma melhor adesão ao longo do projeto. 

É nesta etapa que usamos o chamado stakeholder mapping, uma matriz na qual organizamos qual o poder versus a influência das nossas partes interessadas, para então determinarmos possíveis ações.  

A distribuição da matriz é a seguinte: 

• Manter satisfeito (alto poder, baixo interesse); 
• Gerenciar de perto (alto poder, alto interesse); 
• Manter informado (baixo poder, alto interesse); 
• Monitorar (baixo poder, baixo interesse); 

Você pode utilizar ferramentas como Miro ou Mural para fazer esse exercício, colocando o nome dos seus stakeholders em post-its e distribuindo-os nos quadrantes correspondentes. 

Etapa 3:

O terceiro passo é a criação de um plano de ação para criar o engajamento com os stakeholders e o projeto.

Para criar esse plano temos que levar em conta alguns aspectos como:

• Quem tem um interesse emocional?
• Quais são as principais motivações e prioridades para cada stakeholder?
• Quem são os maiores apoiadores e simpatizantes?
• Quem são os mais bloqueadores ou pessimistas?

Através destas respostas conseguiremos perceber como podemos nos envolver com cada uma das partes interessadas e ajudá-las a identificar seus maiores aliados e antecipar possíveis obstáculos.

Use o mapa para fazer uma conexão de onde os diferentes stakeholders se alinham e anote quais são as suas motivações, suas prioridades e qual o nível de suporte individual. 

Certifique-se de observar quais pessoas têm conexões existentes para que você possa descobrir e mapear quem pode persuadir as partes interessadas menos entusiasmadas.

Aproveitando a ferramenta já utilizada anteriormente (ex: Miro, Mural, etc), organize as suas informações em post-its, explore as cores para que possa entender rapidamente o mapa, aproveite para adicionar fluxogramas personalizados e cronogramas para te ajudar na tomada de decisão, assim você consegue manter tudo alinhado do início ao fim.

Após ter o mapa finalizado, você pode compartilhá-lo com os stakeholders e os membros da equipe para garantir que todos estejam cientes das necessidades e expectativas dos stakeholders e como eles estão relacionados com o projeto. 

É importante lembrar que o stakeholder mapping é uma ferramenta dinâmica, deve ser atualizado regularmente, deve ser usado para melhorar a comunicação e a colaboração entre os stakeholders.